尽管每一次会议领导者事先都会做仔细而又认真的准备，但在会议进行中往往还是会有一些意想不到的不利情况出现。面对这些突发情况，作为领导者一定要沉着冷静，靠自己的应变能力妥善而恰当地加以处理。
1．突然出现冷场
冷场，是会议活动中一种常见的问题，经常造成领导者的尴尬。冷场的原因很多，领导者应看方抓药，针对不同的原因，采取不同的措施。
(1)与会者毫无思想准备，一时卡壳，难以发言。特别是临时召开的会议，因为事先没有打过招呼，特别容易出现冷场。这时领导者可以鼓励大家畅所欲言，即使他们的意见还不成熟，也可以在讨论中慢慢补充完善。或者留给大家短暂思考的时间，然后再发言。
(2)与会者对所讨论的议题不理解、不明白而感到无从开口。领导者应详细、明确地交代议题，对与会者进行耐心启发。
(3)会议议题涉及与会者多数人的利益，因有顾虑而造成的冷场。领导者应先启发与其利益关系不太大的，或者是大家公认比较正直、公道的人参与进来，然后再逐步深入带动整场与会者。只要有人开了头，冷场就会得到有效遏制。
(4)会议议题有一定的难度和复杂性，一时不易提出明确意见而出现冷场。这时领导者可以由浅入深，启发大家开动脑筋，逐步接触问题的实质。也可以选择分析能力强、比敏锐的人率先发言，打开突破口再引导其他人讨论发言。
2．重点人沉默
会议中经常会出现意想不到的沉默。当会议上有一部分人在沉默时，领导者应当思索沉默的原因，有针对性地采取对策。会议中的沉默通常有以下几种情况：
(1)顾虑、害羞的沉默。有的与会者意见和看法非常有见地，但因为某种顾虑而沉默不语。面对这种情况，领导者应支持他们的发言，并想方设法打消他们的顾虑。有的人怕讲得不好，被人讥笑，既想讲不又敢讲。领导者要寻找机会鼓励他发言，并对他的发言表示出很大的兴趣，以达到促使他大胆发言的目的。
(2)持少数意见者的沉默。当会上某种意见得到多数人的认可时，就会出现一边倒的情况。此时持少数意见的人知道自己的意见已经被孤立了，也就没有心情再讲了。出现这种情况，领导者不应急于表态同意多数人的意见，而是应当耐心地、热情地鼓励有反对意见的人讲出自己的见解，并做分析比较。
(3)无所谓的沉默。当会议议题与部分人关系不大时，有人会认为议题与己无关，抱无所谓的态度而不愿参与到讨论中。此时领导者应采取恰当的方法把他们的思维引导到会议的议题上来，促使其思考问题。
(4)对立的沉默。有的人对会议领导者或会议议题有对立情绪，会出现不予理睬的态度。此时领导人应主动、热情地引导他们发言，对正确的意见应给予鼓励支持，对不正确的意见也不要介意。
当然，会议中还有一些出自其他原因的沉默现象，如有的人沉默时是表示同意，有的暂时不表态是想静观其变，先听别人的意见然后再说，有的人沉默是因为没有新的意见等，这些情况均属正常，不必在意。
